adeguati assetti amministrativi, organizzativi e contabili
Normativa di riferimento:
Articolo 2086 Codice Civile
Il testo attuale dell’articolo 2086, così come modificato dall’art 375 del Codice della Crisi d’Impresa ( D.lgs n. 14/2019), non lascia dubbi interpretativi.
Art. 2086, 1° comma – L’imprenditore è il capo dell’impresa e da lui dipendono gerarchicamente i suoi collaboratori.
Art. 2086, 2° comma – L’imprenditore, che operi in forma societaria o collettiva, ha il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa e della perdita della continuità aziendale, nonché di attivarsi senza indugio per l’adozione e l’attuazione di uno degli strumenti previsti dall’ordinamento per il superamento della crisi e il recupero della continuità aziendale.
Precedentemente, la normativa di cui al D.lgs 231/2001 nell’ambito dell’adozione Modelli organizzativi già stabiliva l’obbligo di dotarsi di adeguati assetti amministrativi, organizzativi e contabili.
Cosa intendiamo per “Adeguati assetti amministrativi, organizzativi e contabili”?
Gli “adeguati assetti amministrativi, organizzativi e contabili” sono un insieme di misure, strutture e procedure che l’imprenditore commerciale (operando sia individualmente che in forma societaria), è tenuto ad adottare per garantire una gestione corretta, trasparente ed efficiente delle proprie attività. Questi assetti sono essenziali per rispettare le normative legali, per prevenire rischi e per assicurare la buona amministrazione e la gestione dei processi aziendali.
Cosa comprendono gli adeguati Assetti
1. Adeguati assetti amministrativi
Questi riguardano le strutture, le modalità e le procedure adottate per garantire una gestione amministrativa trasparente e conforme alla legge. Questi assetti sono finalizzati a:
- Controllo delle operazioni: Assicurare che tutte le operazioni aziendali siano registrate correttamente e che le decisioni amministrative siano prese in modo trasparente e responsabile.
- Prevenzione dei rischi: Implementare procedure che consentano di identificare, monitorare e mitigare i rischi, soprattutto quelli legati alla conformità legale, fiscale e ambientale.
- Trasparenza e tracciabilità: Garantire che tutte le attività siano tracciabili e documentabili, in modo che le decisioni siano giustificabili e facilmente verificabili.
2. Adeguati assetti organizzativi
Gli assetti organizzativi si riferiscono alla struttura interna dell’azienda, ovvero alla divisione dei compiti, alla definizione delle responsabilità e alla gestione dei processi operativi. Gli assetti organizzativi adeguati assicurano che:
- Chiarezza nelle funzioni e nelle responsabilità: Ogni ruolo e funzione aziendale è ben definito, con responsabilità chiare a tutti i livelli gerarchici.
- Gestione dei flussi operativi: I processi aziendali devono essere efficienti e ben organizzati, con una chiara divisione dei compiti e delle competenze.
- Meccanismi di controllo: L'organizzazione deve prevedere adeguati strumenti di monitoraggio delle attività, come audit interni, controlli di gestione e procedure di reporting, per garantire che le attività vengano svolte secondo le politiche aziendali.
3. Adeguati assetti contabili
Gli assetti contabili riguardano l’organizzazione e la gestione della contabilità e della rendicontazione finanziaria dell'azienda. Gli assetti contabili devono essere progettati per garantire che l’azienda rispetti le normative fiscali e per permettere una visione trasparente e corretta della situazione economico-finanziaria. Gli aspetti principali sono:
- Registrazione corretta delle operazioni: Tutte le transazioni finanziarie devono essere registrate in modo accurato e tempestivo, secondo i principi contabili generalmente accettati (ad esempio, il principio della competenza economica).
- Pianificazione e monitoraggio del bilancio: L'azienda deve essere in grado di redigere bilanci chiari e veritieri, monitorando costantemente l'andamento finanziario e la gestione delle risorse.
- Controlli interni: Devono essere previsti sistemi di controllo interno per verificare che i dati contabili siano corretti e che le operazioni siano in linea con le politiche aziendali e con le normative fiscali.
- Trasparenza fiscale: Gli assetti contabili devono garantire che l'azienda adempia agli obblighi fiscali, producendo dichiarazioni fiscali accurate e in tempo utile.